Vollständigkeitserklärung für Kirchengemeinden, Dekanate, Gemeindeverbände und Regionalverwaltungsverbände

Gemäß § 2 Abs. 1 Rechnungsprüfungsamtsgesetz prüft das Rechnungsprüfungsamt die Haushalts- und Wirtschaftsführung der Kirchengemeinden, kirchlichen Verbände, Dekanate und der Gesamtkirche einschließlich ihrer Sondervermögen und unselbstständigen Einrichtungen, der kirchlichen Anstalten und Stiftungen, der sonstigen kirchlichen Körperschaften und Einrichtungen, soweit sie der kirchlichen Aufsicht unterliegen.

In der Doppik beinhaltet dieser gesetzliche Prüfungsauftrag u.a. auch die Prüfung von erstmaligen Eröffnungsbilanzen und darauf folgenden Jahresabschlüssen.

Hierbei ist von wesentlicher Bedeutung, dass die Aufzeichnungen in den Büchern vollständig, richtig, geordnet, periodisch, zeitnah und nachprüfbar sind (vgl. § 44 Abs. 3 Kirchliche Haushaltsordnung - KHO)

Der Prüfende kann dabei nicht über denselben Informationsstand verfügen, wie die verantwortlichen gesetzlichen Vertreter in den Vorständen. Diesen Umstand kann die Vollständigkeitserklärung ausgleichen, indem seitens des Geprüften die Vollständigkeit der Eröffnungsbilanz bzw. des Jahresabschlusses bestätigt wird und ferner erklärt wird, dass die Aufklärungen und Nachweise, die das Rechnungsprüfungsamt für die Prüfung benötigt, nach bestem Wissen und Gewissen gegeben wurden.

Anbei finden Sie die aktuellen Muster zu Vollständigkeitserklärungen, die das Rechnungsprüfungsamt für die Prüfung von Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüssen von Kirchengemeinden, Dekanaten, Gemeindeverbänden und Regionalverwaltungsverbänden zur Verfügung stellt.

Hier können Sie die Vollständigkeitserklärung Eröffnungsbilanz herunterladen

Hier können Sie die Vollständigkeitserklärung Jahresabschluss herunterladen

Für die Prüfung ist es unerlässlich, dass die gesetzlichen Vertreter eine unterzeichnete Vollständigkeitserklärung dem Eröffnungsbilanzordner bzw. Jahresabschlussordner an der vorgesehenen Stelle beifügen. Aufbau und Inhalt der Ordner werden jeweils von Ihrer Regionalverwaltung vorbereitet und sind von den Vorständen vor Ort zu vervollständigen.

Die Abgabe und Vorlage der Vollständigkeitserklärung ist Voraussetzung zur Erlangung eines prüfungsfähigen Zustands von Eröffnungsbilanzen oder Jahresabschlüssen i.S.d. § 4 Abs. 1 RPAG.

Gleichwohl sei darauf hingewiesen, dass eine Vollständigkeitserklärung nicht Bestandteil des Jahresabschlusses (oder einer Eröffnungsbilanz) nach § 50 ff. KHO darstellt. Ferner ersetzt die Unterzeichnung einer Vollständigkeitserklärung nicht die obligatorische Unterschrift der Eröffnungs- oder Schlussbilanz.

Das Rechnungsprüfungsamt orientiert sich hierbei auch an geltenden Standards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland (IDW), in diesem Fall insbesondere IDW PS 303 n.F. Dieser besagt, dass sich der Prüfer vom Unternehmen eine Vollständigkeitserklärung einzuholen hat. Die Vollständigkeitserklärung ist eine umfassende Versicherung der gesetzlichen Vertreter des geprüften Unternehmens über die Vollständigkeit der erteilten Aufklärungen und Nachweise. Sie ist an den Abschlussprüfer zu adressieren, zu datieren und zu unterzeichnen.