Vorprüfungsleitfaden

Zur Unterstützung ehrenamtlicher Vorprüferinnen und Vorprüfer haben wir einen Vorprüfungsleitfaden entwickelt. Dieser besteht aus einer Checkliste und einer Anleitung, die einzelne Prüfungsfragen konkretisiert.
Der Leitfaden ist als ein Angebot zu verstehen und nicht verpflichtend einzusetzen. Er soll den prüfenden Personen als Handlungsanleitung dienen.

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Einführung

Laut § 88 KHO muss die Jahresrechnung mit Anlagen in prüfungsfähigem Zustande bis spätestens 1. August jeden Jahres bei der kassenführenden Stelle vorliegen.
Vorher jedoch muss die Vorprüfung abgeschlossen sein. Wie dies zu erfolgen hat, können Sie dem nachfolgend abgedruckten § 87 der KHO entnehmen. Weitere wertvolle Tipps und Erläuterungen finden Sie im nachfolgenden Artikel des Leiters des Rechnungsprüfungsamtes Günter Muth.

 

§ 87 KHO:  Vorprüfung/Offenlegung

(1) Nach Aufstellung der Jahresrechnung (§ 82) ist diese dem zuständigen Organ zur Vorprüfung und Abnahme zuzuleiten. Dieses kann einzelne seiner Mitglieder mit dieser Aufgabe betrauen, soweit sie nicht selbst regelmäßig Kassenanordnungen erteilen.

Die Vorprüfung hat sich insbesondere zu erstrecken auf:

a) die rechtzeitige und vollständige Erhebung der Einnahmen und die ordnungsgemäße Leistung der Ausgaben,

b) die Feststellung, dass bei Ausführung des Haushaltsplanes die Beschlüsse des zuständigen Organes beachtet worden sind und nach geltendem Recht verfahren wurde,

c)  das vollständige Vorhandensein und die Sicherheit der Rücklagen und Rückstellungen,

d) die Inventarisierung erworbener Vermögensgegen­stände,

e) die Übereinstimmung des Kassen-Istbestandes mit dem Kassen-Sollbestand aufgrund der der Jahresrechnung beigefügten Bestandsnachweisung und darauf, dass der Rech­nungsabschluss in der Bestandsnachweisung richtig enthalten ist,

f)   die Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit.

(2) Über das Ergebnis der Vorprüfung ist von dem zuständigen Organ eine Niederschrift zu fertigen, über die zu beschließen ist. Die Niederschrift ist der Jahresrechnung beizufügen. Über Beanstandungen ist zu entscheiden.

(3) Die Jahresrechnungen der Kirchengemeinden sind nach der Vorprüfung eine Woche lang öffentlich auszulegen. Bei den Jahresrechnungen der kirchlichen Verbände, Dekanate und Regionalverwaltungen ist in geeigneter Weise für Öffentlichkeit zu sorgen.

(4) Die Absätze (1) bis (3) gelten nicht für die Jahresrechnung der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau; deren Jahresabschluss ist im Amtsblatt zu veröffentlichen.

 

 

„Die Vorprüfung und Entlastung der Kirchengemeinden“
                                    (Günter Muth)

 1. Vorbemerkungen

Nach Ablauf eines jeden Rechnungsjahres haben die Regionalverwaltungen als kassenführende Stellen der Kirchengemeinden über die von ihnen verwalteten Mittel Rechnung zu legen und nach § 82 Abs. 1 der Kirchlichen Haushaltsordnung vom 25.11.2005 (KHO) - Rechtssammlung Nr. 800 - die Jahresrechnungen bis spätestens zum 30. 4. des folgenden Jahres zu erstellen. Sie sind quasi der Rechenschaftsbericht der Exekutive gegenüber der Legislative. Damit soll der Nachweis erbracht werden, dass die geplanten Einnahmen ordnungsgemäß erhoben wurden, und dass sich die Ausgaben im Rahmen der Haushaltsansätze gehalten haben. Die Jahresrechnung zeigt außerdem das Ergebnis der Wirtschaftsführung und bildet die Grundlage für die Rechnungsprüfung. Nach der Erstellung der Jahresrechnung ist diese an den Kirchenvorstand abzugeben, der sie nach Erledigung der Vorprüfung und Abnahme bis spätestens 1. 8. (§ 88 KHO) der kassenführenden Stelle vorlegen muss.

Die Verantwortung der Kirchenvorstände hinsichtlich der Vorprüfung und Entlastung soll Gegenstand dieses Beitrages sein.

Damit die Mitglieder der Kirchenvorstände die ihnen abverlangten Aufgaben in voller Verantwortung wahrnehmen, ist es wünschenswert, wenn die nachfolgenden Ausführungen künftig bei der Vorprüfung der Jahresrechnungen Beachtung finden.

 

2. Die Vorprüfung der Jahresrechnungen

2.1 Nach § 87 KHO obliegt dem Kirchenvorstand als dem verantwortlichen Organ für die Vermögensverwaltung der Kirchengemeinde die Vorprüfung der Jahresrechnung. Er kann einzelne seiner Mitglieder mit dieser Aufgabe betrauen. Die Vorprüfung hat sich insbesondere zu erstrecken auf:

 

1. die rechtzeitige und vollständige Erhebung der Einnahmen und die ordnungsgemäße Leistung der Ausgaben,

2. die Feststellung, dass bei Ausführung des Haushaltsplanes die Beschlüsse des Kirchenvorstandes beachtet worden sind und nach geltendem Recht verfahren wurde,

3. das vollständige Vorhandensein und die Sicherheit des Kapitalvermögens,

4. die Inventarisierung erworbener Vermögensgegenstände.

Die Übereinstimmung der Vorprüfung ist in der Niederschrift (Vorprüfungs- und Abnahmeprotokoll) festzuhalten und der Jahresrechnung als Anlage - nach entsprechender Beschlussfassung - beizufügen. Beanstandungen sind unverzüglich zu beheben.

 

2.2 Der Vorprüfung kommt somit eine erhebliche Bedeutung in der Kontrolle des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens sowie der Vermögenskontrolle zu. Der Kirchenvorstand ist nach der Kirchengemeindeordnung vom 29.09.2007 Rechtssammlung Nr. 10 - KGO - das für die Verwaltung des Kirchenvermögens verantwortliche Organ (§ 27 Abs. 1). Zu seinen Aufgaben gehören sowohl die Aufstellung des Haushaltsplans als auch alle grundsätzlichen Entscheidungen, die nach der geltenden Ordnung von ihm zu treffen sind. Auf der anderen Seite ist es Sache des Vorsitzenden, in den Grenzen des Haushaltsplans unter Beachtung des geltenden Rechts und der Entscheidungen des Kirchenvorstandes die Haushaltsmittel zu verwalten und die Kassenanweisungen zu erteilen (§ 55 der KHO). Die bei dem Kirchenvorstand liegende Verantwortung beinhaltet auch die Verpflichtung, sich von der ordnungsgemäßen, wirtschaftlichen und sparsamen Vermögensverwaltung zu überzeugen, sich also gewissermaßen einen Rechenschaftsbericht geben zu lassen. Der Kirchenvorstand nimmt hiermit die Kontrolle gegenüber der Geschäftsführung durch den Vorsitzenden wahr. Die Vorprüfung unterscheidet sich von der durch das Rechnungsprüfungsamt vorzunehmenden Rechnungsprüfung also dadurch, dass sie eine "interne" Prüfungsmaßnahme darstellt, unabhängig davon, dass sich die Rechnungsprüfung u. U. nochmals auf diese Bereiche erstreckt.

2.3 Nach § 87 KHO erfolgt die Vorprüfung zweckmäßigerweise durch sachverständige Mitglieder des Kirchenvorstandes.

Die Haushaltsordnung stellt nur Mindestanforderungen an die Vorprüfung (s. Ziff. 2.1) und überlässt es im übrigen dem Kirchenvorstand, Art und Umfang der Vorprüfung zu bestimmen. Da die Vorprüfung vom gesamten Kirchenvorstand zu vertreten ist, versteht es sich von selbst, dass ihre Ergebnisniederschrift vom Kirchenvorstand zu beschließen ist (§ 87 Abs. 2 KHO). Diese Aufgabe der Vermögenskontrolle gehört somit zu den elementarsten Rechten und Pflichten des Kirchenvorstandes.

2.4 Diese Beschlussfassung beinhaltet die Abnahme der Jahresrechnung in der vorgelegten Form (§ 87 Abs. 1 KHO). Sie ist wiederum Voraussetzung für die Entlastung. Nach der Vorprüfung der Jahresrechnung und der Abnahme durch das Beschlussorgan ist die Jahresrechnung eine Woche lang öffentlich auszulegen (§ 87 Abs. 3 KHO).

 

 

3. Die Entlastung

3.1 Der Vorprüfung und Abnahme der Jahresrechnung folgt die Entlastung (§ 92 KHO).
Sofern das Rechnungsprüfungsamt die Prüfung der Jahresrechnung nicht durchführt, entscheidet das Leitungsorgan in eigener Kompetenz über die Entlastung. In den Fällen, in denen die Jahresrechnung durch das Rechnungsprüfungsamt geprüft wird, bestehen keine Bedenken, bereits mit der Rechnungsabnahme Entlastung unter Vorbehalt der Rechnungsprüfung durch das Rechnungsprüfungsamt zu erteilen.

3.2 Die Entlastung bezieht sich auf diejenigen Verantwortlichen (in der Regel die Vorsitzenden der Kirchenvorstände), die für die Ausführung des Haushaltsplanes und der Beschlüsse zuständig sind. Die kassenführende Stelle ist nur ausführende Stelle und deshalb von der Entlastungsvorschrift des § 92 KHO nicht betroffen.

3.3 Bei schwerwiegenden Bedenken kann der Kirchenvorstand die Entlastung mit Einschränkungen erteilen oder mit Auflagen verbinden. In diesem Falle muss er seine Entlastungsentscheidung begründen.

3.4 Mit der Entlastung gilt die Vermögensverwaltung für ein Haushaltsjahr als abgeschlossen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass damit alle Maßnahmen unbedingt als richtig anzusehen sind. So können u. U. erst bei der Rechnungsprüfung späterer Jahre Vorgänge vorausgegangener Rechnungsperioden als mangelhaft oder falsch erkannt und deshalb neu aufgegriffen werden.

 

4. Rechnungsprüfung

4.1 Das Prüfungsverfahren richtet sich nach dem Gesetz über die Neufassung des Rechnungsprüfungsamtsgesetzes vom 25.04.2009 (Rechtssammlung Nr. 70). Die Prüfungstätigkeit des Rechnungsprüfungsamtes bei der Gesamtkirche und den der Aufsicht der Kirchenleitung unterstehenden Körperschaften und sonstigen Einrichtungen erfolgt nach Art. 65 KO. Die Prüfung durch das RPA ist also eine übergeordnete Prüfung und ersetzt nicht die Vorprüfung, die als Ortsprüfung bzw. als Vorprüfung für die spätere Rechnungsprüfung zu verstehen ist.

 

5. Schlussbemerkungen

Es liegt in der Verantwortung des Kirchenvorstandes, dieser Verpflichtung zur Vorprüfung und Abnahme der Jahresrechnung nachzukommen. In Anbetracht der immer dünner werdenden Finanzdecke der Kirchengemeinden ist eine verantwortungsvolle Vorprüfung – besonders im Hinblick auf die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen, wirtschaftlichen und sparsamen Vermögensverwaltung – dringlicher denn je.

Wenn dieser Beitrag die Gründe und Ziele der Vorprüfung, Abnahme und Entlastung verdeutlichen konnte, wird dies mit Sicherheit bei der praktischen Arbeit in den Kirchenvorständen Früchte tragen. Die genannten Bestimmungen gelten für die Dekanate analog.

 

 

Darmstadt, den 22.07.2009

 

Evangelische Kirche in Hessen und Nassau

- Rechnungsprüfungsamt –

G. Muth